جزوه تایپ شده اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری
سعید احمدی دانشگاه پیام نور سمیرا ملایی کاردانی کارشناسی ارشد رشته حقوق دانشگاه علمی کاربردی جزوه اصول گزارش نویسی
: « » « » :
:
« » « » :
؟
ً ؛ :
) ً ؟
( ً ً ً ً :
» : ؟ «
) ؛ ً ؛ 
« » : :
:
) ) ( )
) : ً تدارکات کار نیاز به صرف وقت فراوان و فراهم آوردن مواد و مصالح زیاد دارد .
برای برنامه ریزی و تهیه مقدمات روش های گوناگونی وجود دارد اما اگر هدف ما جستجوی واقعیت و اعمال دقت باشد، بهترین روش همان است که محققان وپژوهشگران به کار می برند که به روش علمی مشهور است .نویسندگان گزارش های اداری و فنی نیز، به دنبال کشف حقایق و نتایج قابل تأیید هستند، لذا بهتر آن است که در مرحله برنامه ریزی و تهیه ی مقدمات از این روش استفاده شود. در صفحات بعد دو واژه ” تحقیق ” و ” گزارش ” به صورت وجوه عام و خاص یک مقوله به کار رفته است .
مراحل روش علمی تحقیق
1) تعریف مسأله به صورت مشخص بر اساس معیار منطقی تعریف
2) طرح مقدماتی تحقیق
3) انتخاب روشی مناسب برای تحقیق
4) جمع آوری اطلاعات و داده ها
5) تحلیل و تفسیر
6) نتیجه گیری بر اساس داده ها و تفسیرها
1) تعریف مسأله
تعریف مسأله باید در عبارتی جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری، دقیق، بدون ابهام و کوتاه بیان شود. تعریف باید جامع و مانع باشد، یعنی همه مصادیق خود را در بر بگیرد و مانع انواع دیگرگردد. مسأله ی مورد گزارش باید به طور مشخص و محدود تعریف شود، در تعریف باید حتی المقدور از کلماتی که قابل مشاهده، محاسبه و اندازه گیری باشد استفاده گردد .
صورت مسأله را می توان به سه وجه بیان کرد:
الف) عبارت مصدری: کشف علل غیبت زیاد در واحد تولید
ب) عبارت سؤالی: چه عللی باعث غیبت زیاد در واحد تولید می شود؟ ج) عبارت اخباری: می خواهیم به علل غیبت زیاد در واحد تولید پی .:
– ؟
– ؟
– ؟
– ؟
– ؟
– ؟
ً ) ( )
:
• – • • • ( )
) : ) ) با تفسیر داده ها، ذکر علل و استنتاج به انضمام اریه پیشنهاد و راه حل
موضوع معیارهای انتخاب متدولوژی تحقیق ( گزارش )
معیارهای انتخاب متدولوژی تحقیق ( جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری)، با توجه به ویژگی های روش ای جمع آوری اطلاعات که شامل مصاحبه، پرسشنامه، مشاهده، تجربه و آزمایش، مراجعه به کتابخانه، اسناد و مدارک است و با در نظر گرفتن مطالب زیر صورت می گیرد:
الف) ماهیت تحقیق ( گزارش) ب) هزینه تحقیق ( گزارش) ج ) فواید ممکن
د) حدود زمان و دقت لازم برای تحقیق ( گزارش) و) تنظیم یک فرضیه در ارتباط با موضوع تحقیق ( گزارش)
مکاتبات اداری
موضوع طرح سؤالات، مشکلات و تنگناها
– آیا وقت کافی برای انجام تحقیق ( گزارش ) داریم؟
– آیا امکان مالی فراهم است؟
– آیا منابع لازم مانند افراد، مواد و تسهیلات در دسترس است؟
– آیا در انجام تحقیق ( گزارش ) همکاری دیگری لازم است؟
– آیا در تحقیق ( گزارش ) مورد نظر به دانش تخصصی که تحقیق کننده ( گزارشگر ) ندارد، مورد نیاز است؟
– آیا همه مطالب و موضوعات به صورت منطقی صورت برداری و ملحوظ شده است؟
موضوع نظر گزارشخواه
مقصود دیدن مسأله از دیدگاه و از زاویه دید گزارشخواه است. بررسی امکانات و نگرش ها به مسأله و در میان گذاشتن این مسائل با گزارشخواه .
3) انتخاب روش مناسب برای تحقیق ( گزارش)
اکنون که با توجه به روش های جمع آوری اطلاعات با معیارهای انتخاب آشنا شده ایم می توانیم عملاعملاً یک روش را برگزینیم مثلاً روش مصاحبه، یا پرسشنامه و یا مخلوطی از دو روش را .
4) جمع آوری، تنظیم و طبقه بندی اطلاعات
قبلا با روش های جمع آوری اطلاعات سروکار جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری اکنون عملاً به جمع آ وری اطلاعات بر اساس روش انتخاب شدًًه می پردازیم.صرف جمع آوری در هم و آشفته مقداری اطلاعات نمی تواند به یافتن علل مسأله یا به راه حل مسأله کمکی بکند. – :
) ) ) ) :
) ) ( ) ) ( ).
) ً ) ( )
ً ً ) ً :
) ) :
) ) ) ) و یا باید حذف کرد لازم است اجزاء را با هدف و مقصود گزارش تطبیق داد:
الف) چه کسی آن را خواهد خواند؟
ب) چه کسی آن را خواسته است؟ ( ممکن است که جزوه اصول انعقاد قرارداد و پیمانکاری گزارش و کسی که آن را خواسته هردو یکی نباشد)ج) خواننده چه انتظاری از گزارش دارد؟ د) چگونه از آن استفاده خواهد کرد؟
4) طرح و پاسخ روشن و مطمئن به شش سؤال اساسی:
چه چیز؟ چگونه؟ با یا برای چه کسی؟ کجا؟ چه موقع؟ و چرا؟
فصل سوم : ساختار گزارش
نحوه تنظیم گزارش عاملی مهم در پذیرش گزارش است. ساختار و سازمان هر گزارش به طور کلی بر سه اصل قرار دارد:
1) هر گزارش باید دارای موضوع، مقدمه، بدنه اصلی ( متن ) و پایان باشد.
موضوع
مقدمه
بدنه اصلی ( متن) پایان
2) هر خواننده گزارش ( گزارشخواه ) ممکن است نتایج و پیشنهادات گزارشگر را بپذیرد یا نپذیرد.
3) نکات و نظریات عمده باید مورد تأکید قرار گیرد.
مقدمه گزارش
با پیشرفت سریع تکنولوژی و پیچیدگی سازمان های تولیدی و خدماتی دیگر این فرصت نیست تا مدیران و جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری مطالب گزارش ها را جزء به جزء، از آغاز تا انجام بخوانند. آن ها انتظار دارند تنظیم کنندگان گزارش های مبسوط، ضمن آوردن مقدمه ای در یک یا دو صفحه، نظری کلی درباره مطلب مورد گزارش ارایه دهند .مقدمه ی گزارش باید به گونه ای آغاز شود که خواننده در راستای موضوع گزارش قرار گیرد، یعنی در همان دو، سه سطر اول بداند موضوع گزارش چیست. برای نیل به این
هدف مقدمه باید با جمله ای آغاز شود که بگوید گزارش درباره چیست و چرا تهیه ی گزارش لازم بوده است.
به طور کلی مقدمه باید سه هدف را دنبال کند:
الف- گزارش را در ارتباط با موضوع به گونه ای مطرح سازد که برای خواننده قابل فهم و با معنی باشد .
ب- در خواننده نسبت به موضوع ایجاد علاقه کند .
ج- باید به خواننده بگوید که از گزارش چه انتظاری باید داشته باشد .
متن یا بدنه اصلی گزارش
متن یا بدنه اصلی گزارش محل ارایه آمارها، داده ها و تحلیل و تفسیر آن ها، بیان معیارها و اثبات مدعی است.
پایان گزارش
پایان گزارش شامل نتیجه گیری، جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری پیشنهادات و راه حل است که همراه با خلاصه نکات عمده گزارش ( در مورد گزارشات مفصل ) می باشد .
یک قانون طلایی در مورد صورت و شکل گزارش می گوید:
در مقدمه آنچه را که می خواهید به طور مختصر اعلام کنید.
در متن بگویید،
و در پایان آنچه را که گفته اید، بار دیگر به طور مختصر یادآوری کنید.
از آن جا که مقدمه و متن و پایان گزارش در شکل نوشتاری آن عملاً به صورت پاراگراف هایی جداگانه ظاهر می شوند. در بحث راجع به پاراگراف توضیحات بیشتری درباره شکل گزارش در ارتباط با پاراگراف نویسی داده خواهند شد .
تنظیم گزارش از جنبه پذیرش یا عدم پذیرش آن از سوی گزارشخواه
1) در مورد خواننده ای که احتمال می رود گزارش و نتایج آن را بپذیرد و یا نسبت به نتایج و پیشنهادات قضاوتی کند، باید از روش قیاسی استفاده کرد یعنی پیشنهادات اصلی و فواید آن ذکر گردد و سپس بقیه متن گزارش صرف ارایه دلایل، اسناد، آمار و اطلاعات برای تأیید پیشنهادات گردد.
در مورد خواننده ای که گمان می رود در برابر قبول نتایج و پیشنهادات مقاومت ورزد باید از روش استقرایی استفاده گردد بدین قرار که بدواً آمار،اطلاعات ارایه می شود و پس از تجزیه و تحلیل آن ها و استنتاجات لازم
،پیشنهادات و راه حل ها مطرح می گردد .
بنابراین شناخت قبلی از نگرش ها، سوابق، طرز تفکر و نحوه ی برخورد گزارشخواه با ً ً ً ؟
) ً ) :
) :
” ” ، ” ” ) :
) شود و سپس جزئیات و توضیحات و دلایل تأیید کننده به دنبال می آید .
شکل زیر نمودار الگوی قیاسی است:
نتیجه گیری کلی و پیشنهاد ******** اثبات اثبات اثبات ************** حقایق حقایق
فایده ی الگوی قیاسی آن است که آن چه که خواننده برای تصمیم جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری لازم است بداند مستقیماً و بلافاصله در اختیار او قرار می گیرد و نیازی به خواندن تمام گزارش پیدا نمی کند مگر آنکه شخصاً علاقمند باشدکه بداند نتایج چگونه بدست آمده است. برای خواننده ای که به نتایج گزارش جهت گیری قبلی ندارد و بیم مخالفت اولیه از سوی وی نسبت به پیشنهاد و راه حل ارایه شده نمی رود می توان از این الگو استفاده نمود .
اگر خواننده گزارش جهت گیری خاص و یک سویه ای داشته باشد ممکن است قبل از مطالعه تمام اطلاعات و حقایق و نحوه ی نتیجه گیری کلی و پیشنهاد ارایه شده بر ضد پیشنهاد و یا نتیجه، جبهه بگیرد و سپس بر اثر تعهد روانی که نسبت به مخالفت اولیه در وی ایجاد می شود دیگر به دلایل و توجیهات گزارش توجه نکند، در چنین حالتی استفاده از الگوی قیاسی مناسب نیست .
2) الگوی استقرایی
ترتیب الگوی استقرایی عکس ترتیب قیاسی است بدین قرار که اول آمار و اطلاعات و حقایق ارایه می شود
،سپس بر پایه آن ها استدلال و نتیجه گیری شده و نهایتاً پیشنهاد و یا راه حل مسأله مورد نظر ارایه می گردد .
شکل زیر نمودار الگوی استقرایی است:
حقایق حقایق حقایق ************* اثبات اثبات ************** نتیجه گیری کلی- پیشنهاد راه حل
مسأله وقت خواننده عاملی است که باید در تهیه گزارش به صورت استقرایی مورد توجه قرار گیرد، خواننده باید با حوصله باشد و با اطلاعات و داده ها آشنا گردد تا بعداً به نقطه نظر گزارشگر برسد. همچنین وقتی حدس زده می شود که خواننده جهت گیری منفی نسبت ) ً
فهرست مطالب